Tower 在项目管理中的应用

概述

Tower在项目页面中默认有『讨论』、『任务清单』、『日程』、『文件』和『文档』。对其功能的描述和操作,在Tower会有一个示例项目给你展示。所以这里我就不做过多阐述了,下面我会说明如果把这些功能对应到项目协作中去了。

讨论

Tower 的讨论系统非常强大,是该工具的核心。除了单独使用外,Tower 任何一个功能模块中都附带了讨论系统。讨论系统的交互是实时的,基本上团队成员之间发表讨论是可以实时交流的,可以达到类似 IM 交流的效果。

项目执行前中后都需要开启讨论。Tower 上开启一个讨论的成本很低,甚至可以拿来当论坛使用,随时开启讨论,用于项目前期调研评估;项目中的问题讨论;项目后期的问题总结复盘等。

会议安排

在项目初期,可能需要召集团队成员多次开会讨论、头脑风暴,才能得出一个大概的结果。所以日程就可以用来作为会议安排的工具。

你可以填写会议名称,会议时间,会议地点和与会人员等信息。点击添加后,所有参与者都会收到提醒。

不过这样还不够,会议组织者在发起会议的同时,也应该写清楚会议的议题,让大家提前有所准备,这样会议才能高效。所以可以在会议创建完整后,在会议内容下面的评论写下会议的议题。

评论的功能很强大,是一个很好的交流和记录工具,后面会着重讲到。每次的会议讨论结果、安排的任务,都应该被记录下来。评论可以用来做会议时的会议记录,提交后会自动给所有与会人员发提醒。当然,评论也可以用来做会议前期的在线讨论,或者是会议结束后讨论,可以对会议上提出的一些问题做后续的追踪。

项目文档和文件管理

在项目前期会议讨论完毕之后,项目负责人或者产品经理需要回去写相关的项目文档或者产品文档。当然可能对于一些喜欢重型工具的人有一套自己的使用习惯,不过对于小团队来说,或者只是做简单的文档编写的,Tower的文档功能就绝对能满足你了。Tower支持Markdown和WYSIWYG这两种编辑器。文档也支持版本记录、对比等功能。同时也可以在文档引用文件

文档编写好了之后,可以再次利用评论给相关人员发提醒,让他们看一下。有想法或意见也可以利用评论功能直接讨论了。

从会议到文档,是一个把大脑中的想法不断碰撞、打磨,最终落到一个可描述的图文的过程。这个过程帮助团队凝练了想法,文档是团队共同认识的结果,团队中每个人都可以从文档中认识到项目的核心。

布置任务

布置任务是最重要的实施阶段。告别纸上谈兵,从这个阶段我们需要把想法分解成一条条可以明确要做的事情上。可执行性对于每个任务来说非常重要,简单来说需要这个任务需要拆解到一个可以去做的粒度上,总不能说要开发一个APP,就在任务上写着『请开发一款符合我们需求的App』就交待了。这样笼统的任务,被分配到的团队成员也根本无从做起。这样的任务系统也是根本无效的。

我仍然拿『开发App』来举例来描述一个正确方法。

  1. 需要把一个大的任务拆解成阶段性的里程碑

我们都知道『开发App』是一个复杂的事。相信要开发怎样的App在上面的文档中应有详尽的描述,但是这些功能应该不是在段时间内就能全部完成,所以我们需要把这么一个大目标分为一个个小目标,也就是所谓的里程碑。比如,应该尽快拿出1.0版本,那么这个1.0版本最少要包含那些功能。剩下的功能自然可以安排到2.0乃至3.0的版本开发上。这样一个大的目标就会逐步拆解到一个个版本开发规划上。为了能快速评估,收集反馈,建议每个版本的开发周期不超过1个月,否则难以控制进度。所以可以

  • 任务清单来划分版本,并在清单描述中写清楚版本目标。后续衡量目标完成度可以参考这个最初目标。
  • 关于版本目标的讨论可以在清单下面的评论区进行。

  • 列出来的任务项需要指派到人

关于任务的讨论可以在任务下面的评论区进行。如果任务周期长,任务负责人应该主动在评论区中汇报任务进度和问题。

项目经理可以从任务项的执行情况,评估项目进度。

例如:

  • UI设计的任务,设计师可以直接在评论中上传图片,咨询反馈意见。
  • 测试可以创建任务向开发提 issue ,并且在描述详细描述问题。开发和测试的沟通也可以在评论中进行。

  • 对任务项加上适当的标签以便分类

Tower 中可以使用标签系统对任务做过滤分类。该标签可以夸项目在全局搜索,是一个颇为有用的功能。

建议在系统中固化使用一套标签,避免滥用。比如:

  • 功能
  • bug
  • 优先级:高、中、低
  • 平台:前端、后端、App

个人

以上的功能都呈现在项目页,对于团队成员来说,可能会同时在多个项目中。Tower 提供了个人页,即「我自己」,用户可以在个人页中只关注被指派给自己的任务。

在个人任务页下,所有的任务会被分到「新任务」、「今天」、「接下来」和「以后」四块。这样的分类很符合 GTD 的时间管理的思路。用户可以把「新任务」和「接下来」中的任务,挑选需要在今天集中解决的移入「今天」这个区块,把不重要的任务放到「以后」中。这样可以帮助用户专注于眼下最重要的事。

总结

Tower 适用于小型团队低门槛上手。所有的功能都简单易用,但是又基于一个快捷灵敏的系统,使得团队不需要多复杂的项目管理理论知识,就可以实现高效的项目实时协作。对于有技术经验的团队更可以利用其丰富的模块和接口实现更强大的功能。

写在最后

最后再吐槽一下自己,创建这篇文章的时候是2015年,四年后今天才从文档库翻出这篇文章补充完整……好在 Tower 虽然增加了一些功能,但是大体上核心功能没有太多变化,文章仍然值得一读。