当我谈时间管理我谈些什么

导读

在各种管理理论漫天飞的今天,为什么时间管理会被单独提出来说?在诸多管理理论中,时间管理可能是最贴近个人,也最具实操性的管理方向。在网上可以随处搜到各种时间管理方法的文章,app store 里也有各种时间管理的 App 可以使用。

Facebook创始人马克·扎克伯格,为了提升员工的工作效率,也亲自做了26张PPT来阐述自己的时间管理理念。

扎克伯格关于时间管理的26张PPT

不过比较无奈的是,就如同很多自我管理的方式方法一样,许多人即使尝试了一些时间管理的实践,也很难坚持下去产生效果。

「为什么你明白很多道理,却依然过不好这一生?」

时间管理不是什么

这里我也无意贩卖焦虑,首先我们得明确时间管理并不神奇。实际上也并不存在一种神奇方法可以让你立刻脱胎换骨,走向人生巅峰。如果你生来拖延症严重,时间管理也并不能治愈这一点。

时间管理为拥有自我管理能力的人提供了一套指导守则,减轻繁杂工作生活的压力。时间管理可以帮助你有效运用时间,权衡事项优先级,重新获取主动性。

时间管理要点

具体实施来看,有多种时间管理方法可以使用。其实诸多时间管理方法都围绕着以下核心:

  1. 不要同时做多件事,多任务同时进行的开销很大。
  2. 不要轻信大脑的记忆,任何事项都应该被记录到任务清单中。
  3. 明确你的核心目标,列出事项优先级。如果你觉得任何事情都重要,那么任何事情实际都不重要。
  4. 将大任务切分为小任务。大任务不切实际,小任务更容易达成,也更容易检验。
  5. 尝试借助他人来帮助自己完成任务。
  6. 定期对自己的任务完成情况做回顾。
  7. 保证休息时间。

时间管理方法

以下是常见的几种时间管理方法。这几种方法可以互相结合使用,后面我会找时间详细介绍。

四象限法则

时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:

  1. 既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
  2. 重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
  3. 紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)
  4. 既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。

GTD

GTD是英文Getting Things Done的缩写, 是一种行为管理的方法。

GTD这是著名时间管理人戴维·艾伦(David Allen)在《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》(中文书名为《尽管去做-无压工作的艺术》中提出的一套非常行之有效的管理方法。

GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。戴维·艾伦还提出一个“二分钟法则”:如果任何一件可以在二分钟内完成的事情,那么就必须得现在马上完成。

番茄工作法

番茄工作法是简单易行的时间管理方法。番茄工作法是弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。在番茄工作法一个个短短的25分钟内,收获的不仅仅是效率,还会有意想不到的成就感。